Как назначать деловые встречи в Бразилии

Деловые встречи в Бразилии, как и ведение бизнеса в целом, имеют свои особенности. Знание специфики организации и проведения деловых переговоров в этой стране является необходимым условием успешной коммерческой деятельности.

Перед встречей

В Бразилии, как и во многих других странах, несогласованные заранее визиты не любят. Но поскольку бразильцы обычно не планируют свои встречи задолго до даты их проведения, лучше взять инициативу в свои руки и начать организацию важных переговоров, по крайней мере, за две недели до желаемой даты их проведения. Это особенно важно для встреч, которые проводятся впервые.

О намеченной встрече иногда стоит напомнить участникам за два-три дня по электронной почте или другим каналам связи. Можно ненавязчиво направить красочный буклет – напоминание. За день до переговоров имеет смысл позвонить и получить подтверждение готовности участвовать в них. При этом есть вероятность, что встречу придется переносить на другое время, поскольку в последний момент выяснится, что кто-то из приглашенных участников занят.

Лучшее время проведения деловых встреч в Бразилии с 10 до 12 и с 15 до 17 часов. Если переговоры назначены до полудня, желательно уложиться в данные временные рамки, за исключением ситуаций активного и продуктивного диалога, в котором заинтересованы все стороны. Дело в том, что бразильцы считают обеденное время с 12 до 14 часов своим законным перерывом. Переговоры, продолжающиеся после полудня, являются вторжением в личное время, на которое могут быть совершенно иные планы – велика вероятность, что продуктивность совещания пойдет на спад.

Продолжительность встречи

Главная причина, по которой деловые совещания с бразильцами занимают больше времени, чем это необходимо для обсуждения вопроса, в том, что национальный менталитет предполагает спокойное отношение ко времени. Бразильцы могут приблизительно придерживаться графика и поэтому частенько опаздывают. Есть и свои региональные особенности – южане обычно более пунктуальны.

Опоздания на встречи не являются показателем необязательности или незаинтересованности в переговорах со стороны бразильцев. Просто, даже будучи хозяевами встречи, они не придают опозданиям большого значения. При этом лучше, если иностранный инициатор переговоров приходит вовремя.

Еще одна важная национальная черта – стремление установить дружеские отношения со всеми собеседниками. В деловой сфере эта особенность проявляется еще более ярко, особенно когда переговоры растягиваются несколько встреч. Желание подружиться со всеми коммерческими партнерами иногда может не самым благоприятным образом отражаться на продуктивности переговоров. Как следствие, совещания затягиваются, поскольку обсуждения затрагивают далекие от основного предмета темы.

Официально заявленная продолжительность деловой встречи с бразильскими партнерами не должна превышать одного часа, поскольку длительные переговоры считаются утомительными и бразильцами не приветствуются. При этом стоит помнить, что по факту такая встреча с изрядной долей вероятности выйдет за намеченные временные рамки на 30 минут или более. Причиной могут послужить затронутые в ходе беседы посторонние темы или ожидание опаздывающих участников.

Формат встречи

Деловые обеды, как правило, затягиваются еще больше, чем обычные деловые встречи, поскольку в таком формате спектр обсуждаемых вопросов расширяется и неминуемо затрагивает абстрактные и не относящиеся к делу темы. Бизнес-ланчи стоит организовывать для небольших групп участников, к деловым вопросам переходить только после того, как их затронут бразильские партнеры.

Отметим еще одну важную особенность. Поскольку бразильцы предпочитают общение вживую, прибегать к современным технологиям и устраивать видео- и аудиоконференции стоит только в самых крайних случаях. Помимо этого, отношение бразильцев к дистанционным переговорам еще более необязательное, чем к беседе в формате личной встречи. Велика вероятность, что на подобные переговоры они опоздают, либо вообще не придут.